ЭТрН с 1 сентября 2026: как подготовить бизнес к переходу на электронные перевозочные документы
В этой статье — о сроках, требованиях к участникам рынка и о том, как настроить работу в 1С для плавного перехода на новые правила.
1. Почему стоит подключиться к ЭПД уже сейчас
С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные и путевые листы перестанут быть действительными для коммерческих перевозок. Исключения будут предусмотрены только для отдельных случаев, перечень которых определит Минтранс.
Ключевые даты для участников рынка:
- 1 марта 2026 года — вступила в силу обязательная регистрация экспедиторов в реестре на платформе «ГосЛог». Без этого продолжать деятельность невозможно.
- 1 сентября 2026 года — полный переход на электронный формат ТН и ПЛ.
Подключение к системе электронного документооборота (ЭДО) и настройка интеграции с ГИС ЭПД требуют времени: от выбора оператора до обучения персонала и тестирования обмена с контрагентами. Начинать этот процесс лучше заблаговременно, чтобы к сентябрю все процессы работали штатно.
Важно: отсутствие электронных документов при проверке на линии приравнивается к отсутствию документов на перевозку. Это влечет за собой административную ответственность в соответствии с КоАП РФ.
2. Экспедиторы и платформа «ГосЛог»: требования и работа в системе
Для экспедиторов переход на ЭПД связан с дополнительными требованиями. С 1 марта 2026 года экспедиторская деятельность без регистрации в реестре «ГосЛог» не допускается.
Что нужно сделать экспедитору:
- Подать заявление на включение в реестр. Это делается через личный кабинет на платформе «ГосЛог». Потребуется подтверждение соответствия требованиям (финансовое обеспечение, квалифицированный персонал и др.).
- Обеспечить обмен электронными документами с участниками перевозки. Экспедитор подписывает поручение, расписку экспедитора и другие документы в электронном виде.
- Интегрировать свою учетную систему с ГИС ЭПД. Вручную загружать и выгружать документы неэффективно — необходим автоматический обмен.
Для компаний, работающих в 1С, это реализуется через сервис 1С-ЭПД. Система позволяет напрямую обмениваться титулами ТН с перевозчиками, грузоотправителями и получателями, а также отправлять данные в ГИС ЭПД без ручного вмешательства.
3. Электронные документы в перевозках: виды, отличия, правила работы
При переходе на ЭПД важно понимать структуру электронных документов. Это не просто PDF-файлы, а набор структурированных XML-файлов (титулов), каждый из которых подписывается своим участником перевозки.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
ЭТрН содержит информацию о грузе, маршруте и сторонах перевозки. Включает несколько титулов:
| Титул | Кто подписывает | Что фиксирует |
|---|---|---|
| Титул 1 (о перевозке) | Грузоотправитель | Сведения о грузе, маршруте, перевозчике |
| Титул 2 (о приемке) | Перевозчик (водитель) | Факт приема груза к перевозке |
| Титул 3 (о сдаче) | Грузополучатель | Факт получения груза, возможные расхождения |
| Титул 4 (о завершении) | Перевозчик | Подтверждение завершения рейса |
Электронный путевой лист (ЭПЛ)
ЭПЛ оформляется на транспортное средство и водителя. Включает показания одометра, данные о расходе топлива, отметки о предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах (при их наличии).
Чем отличаются ЭТрН и ЭПЛ:
- ЭТрН описывает грузовую операцию: что, откуда, куда, с какими условиями.
- ЭПЛ описывает работу ТС и водителя: пробег, топливо, режим труда и отдыха.
Оба документа являются обязательными для коммерческих перевозок грузов. Они связаны между собой: в ЭПЛ можно указать реквизиты ЭТрН.
Где хранить электронные документы: По закону, срок хранения транспортных накладных и путевых листов — 5 лет. В электронном виде документы хранятся в системе ЭДО или выгружаются в архивированном формате с сохранением юридической значимости (подписи, метки времени). В 1С хранение организовано в единой базе с возможностью быстрого поиска и предоставления по запросу.
4. Как подготовить учетную систему в 1С к работе с ЭПД
Для работы с электронными перевозочными документами учетная система должна поддерживать формат обмена с ГИС ЭПД. В типовых конфигурациях 1С (1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия, 1С:УНФ) такая поддержка уже реализована.
План подготовки:
- Обновить конфигурацию 1С до версии, поддерживающей обмен ЭПД. Для нетиповых конфигураций потребуется доработка модулей формирования и подписания XML-файлов.
- Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для руководителя и машиночитаемые доверенности (МЧД) для сотрудников (диспетчеров, водителей, кладовщиков), которые будут подписывать документы.
- Подключить сервис 1С-ЭПД (или аналогичный через операторов ЭДО). Это обеспечит юридически значимый обмен документами с контрагентами и отправку в ГИС ЭПД.
- Для экспедиторов — подать заявление на включение в реестр «ГосЛог» через сервис 1С-ЭПД или напрямую на портале. Сервис позволяет проверить данные до отправки, снижая риск отказа.
- Настроить мобильные рабочие места для водителей и кладовщиков. Водители могут подписывать титулы о приемке груза через мобильное приложение 1С-ЭПД, используя приложение «Госключ» или МЧД.
Как выглядит процесс в 1С:
- Менеджер создает заказ клиента → на его базе формируется ЭТрН (данные подтягиваются автоматически).
- Диспетчер оформляет ЭПЛ и связывает его с ЭТрН.
- Система отправляет титулы на подпись соответствующим участникам.
- После подписания всех титулов документы автоматически направляются в ГИС ЭПД и сохраняются в архиве 1С.
Резюме
Переход на электронные транспортные накладные и путевые листы с 1 сентября 2026 года — плановое изменение, которое затрагивает всех участников рынка грузоперевозок. Для экспедиторов дополнительным требованием стала регистрация в реестре «ГосЛог» с 1 марта 2026 года.
Подготовку к переходу стоит начать заранее:
- обновить и настроить учетную систему (например, 1С с сервисом 1С-ЭПД);
- оформить электронные подписи и доверенности;
- протестировать обмен документами с ключевыми контрагентами.
Такой подход позволит пройти переходный период без сбоев в документообороте и сохранить непрерывность перевозочного процесса.
